Müştəriyə verilən vədləri izləmək: “sabah göndərərəm” deyib unudulan işləri necə tapmalı?

Hansı ifadə öhdəlik yaradır

Satış yazışmalarında vəd çox olur, amma hamısı eyni çəkidə deyil. Müştəri hansı cümləni öhdəlik kimi qəbul edir, onu bilmək lazımdır. Dörd növ ifadəni fərqləndirin:

1. Konkret vəd“Sabah səhər qiyməti göndərərəm”, “cümə günü zəng edərəm”. Hərəkət və vaxt var. Müştəri bunu gözləyir və yerinə yetirilməsə, ilk xatırlayan o olacaq.
2. Tarixsiz vəd“Kataloqu göndərərəm”, “dəqiqləşdirib yazaram”. Hərəkət var, vaxt yoxdur. Müştəri yenə də gözləyir, sadəcə nə vaxt narahat olacağı bəlli deyil. Bu, ən çox unudulan növdür.
3. Şərti vəd“Mal gələn kimi xəbər verərəm”, “direktor təsdiqləsə, endirim edərik”. Öhdəlik şərt yerinə yetiriləndə yaranır. Şərtin özünü də izləmək lazımdır: mal gəldimi, direktor baxdımı?
4. Ümumi niyyət və ya təklif“Bir baxaram”, “istəsəniz nümunə göndərə bilərəm”. Bu, hələ öhdəlik deyil. Müştəri “bəli, göndərin” deyəndə təklif konkret vədə çevrilir. Müştərinin cavabına baxın.

Bu bölgü vacibdir, çünki siyahını həddən artıq doldurmamağa kömək edir. Hər “baxaram” cümləsini öhdəlik saysanız, siyahı uzanacaq və əsl vədlər onun içində itəcək.

Vədi struktura çevirmək

Hər vədi üç sahəyə ayırın. Sahələrdən biri boşdursa, bunu da qeyd edin, uydurmayın.

1. Nə ediləcəkHərəkəti konkret yazın: “3 nəfərlik otaq üçün qiymət”, “mətbəxin 3D eskizi”, “zəmanət şərtləri”. “Məlumat göndərmək” çox ümumidir və icranı yoxlamağa imkan vermir.
2. Kim edəcəkVədi yazan əməkdaş həmişə icraçı deyil. “Ustamız ölçü götürməyə gələcək” vədini satıcı verir, icra isə ustanındır. Hər iki adı qeyd edin: kim vəd edib və kim edəcək.
3. Nə vaxt və hansı şərtləNisbi ifadəni tarixə çevirin: mesaj çərşənbə axşamı yazılıbsa, “sabah” çərşənbə deməkdir. “Həftənin sonuna qədər” üçün komandada bir qayda seçin, məsələn, cümə günü. Şərt varsa, onu ayrıca yazın: “mal anbara gələndən sonra”.

Nümunə hesabat: altı vəd

Aşağıdakı hesabat şərti nümunədir: mebel şirkətinin bir həftəlik yazışmalarından çıxarılmış altı vəd. Tarixsiz və ikimənalı vədlər ayrıca qeyd olunub, çünki onlar ən çox unudulur.

1. 1. Qiymət göndərməkMesaj (bazar ertəsi): “Sabah səhər qiyməti göndərərəm.” Kim: satıcı Nigar. Tarix: çərşənbə axşamı, səhər. Sübut: çərşənbə axşamı fayl göndərilib. Status: yerinə yetirilib.
2. 2. Ölçü görüşüMesaj: “Ustamız cümə axşamı gəlib ölçü götürəcək.” Kim vəd edib: satıcı. Kim edəcək: usta. Sübut: yazışmada görüş barədə heç nə yoxdur. Status: təsdiqlənməyib, ustadan soruşmaq lazımdır.
3. 3. KataloqMesaj: “Kataloqu göndərərəm.” Tarix: yoxdur. Sübut: 5 gündür fayl göndərilməyib. Status: tarixsiz, gecikmiş sayılır. Qayda: tarixsiz vəd 2 iş günündən sonra gecikmiş hesab olunur.
4. 4. Endirim cavabıMesaj: “Direktorla danışıb endirim haqqında deyərəm.” Şərt: direktorun qərarı. Sübut: yoxdur. Status: şərti, şərtin statusu naməlumdur. İş: direktordan cavab almaq.
5. 5. Rəng nümunəsiMesaj: “İstəsəniz, rəng nümunələrini göndərə bilərəm.” Müştərinin cavabı: yoxdur. Status: öhdəlik deyil, təklifdir. Siyahıya düşmür.
6. 6. Çatdırılma tarixiMesaj: “Həftə sonuna qədər çatdırılma tarixini dəqiqləşdirərəm.” Tarix: komanda qaydasına görə cümə. Sübut: müştəri şənbə “nə oldu?” yazıb. Status: gecikib, bərpa mesajı lazımdır.

Altı vəddən yalnız biri təsdiqlənmiş şəkildə yerinə yetirilib, biri isə öhdəlik deyil. Qalan dördündə ya gecikmə var, ya da sübut çatmır. Belə hesabat həftədə bir dəfə qurulsa belə, müştərinin özü xatırlatmazdan əvvəl problemi görməyə imkan verir.

Tamamlanmanı yoxlamaq

Vədin yerinə yetirildiyini göstərən sübut yazışmada üç formada olur: göndərilmiş fayl və ya şəkil, vəd olunan məlumatı ehtiva edən mesaj, müştərinin təsdiqi (“aldım, sağ olun”).

Sübut yoxdursa, avtomatik olaraq “yerinə yetirilməyib” yazmayın. İş başqa kanalda görülə bilər: qiymət e-poçtla göndərilib, usta zəng edib vaxt təyin edib. Belə hallar üçün “təsdiqlənməyib” statusu istifadə edin və məsul şəxsdən soruşun. Bu, əməkdaşı görmədiyiniz iş üçün qınamamağa kömək edir.

Gecikmiş işi bərpa etmək

Vəd gecikibsə, bəhanə gətirmək və ya heç nə olmamış kimi davranmaq əvəzinə, qısa və dürüst mesaj yazın. Onun üç hissəsi var: gecikməni etiraf etmək, vəd olunan işi indi vermək və ya yeni tarix demək, növbəti addımı təklif etmək.

Bu mesaj uzun izahat vermir, müştərinin vaxtına hörmət edir və söhbəti yenidən konkret addıma qaytarır. Yeni tarix verə bilmirsinizsə, onu da açıq deyin və nə vaxt dəqiqləşdirəcəyinizi yazın. Bu, ikinci vəddir və onu da siyahıya salın.

Vaxtı çatmış vəd bu gün kimə yazmaq lazım olduğunu müəyyən edən ən güclü siqnaldır. Vəd yox, müştərinin sualı cavabsız qalıbsa, bu, ayrı problemdir: cavabsız qalan müştəriləri tapmaq üsuluna baxın. Müştəri başqa əməkdaşa keçəndə vədlərin itməməsi üçün ötürmə xülasəsi hazırlayın.

Bunu öz yazışmalarınızda Chatdue ilə yoxlamaq

Chatdue şirkətin WhatsApp yazışmalarını oxuyur və “Bu gün kimə yazmalı” siyahısında vaxtı çatan follow-up-ları göstərir. “Açıq vəd” kimi öz analitika sahənizi yaradıb hər söhbətdə nə vəd olunduğunu, kimin vəd etdiyini və tarixin olub-olmadığını qeyd etmək olar. Səsli mesajla verilən vəd də mətnə çevrilib analizə düşür.

Chatdue tapşırıq meneceri deyil və digər sistemlərə tapşırıq göndərmir. O, yazışmada nə deyildiyini göstərir. Nəticəni Excel-ə yükləyib öz izləmə cədvəlinizdə işləyə bilərsiniz.

Tez-tez verilən suallar

1. “Sabah” ifadəsi hansı tarixə çevrilir?Mesajın yazıldığı günün ertəsinə. Mesaj cümə axşamı gecə yazılıbsa və şirkət şənbə işləmirsə, müştəri “sabah”ı cümə kimi başa düşəcək. Ona görə tarixi həmişə müştərinin baxışından hesablayın və bir dəfə komanda qaydası kimi yazın.
2. İş başqa kanalda görülübsə, necə qeyd etməli?Statusu “yerinə yetirilib, başqa kanal” kimi yazın və yazışmaya bir sətir əlavə edin: “Qiyməti e-poçtla göndərdim.” Bu, həm hesabatı dəqiq saxlayır, həm də müştəriyə işin harada olduğunu göstərir.