Kurs müraciətləri qeydiyyata çevrilmir: WhatsApp-da hansı mərhələ yarımçıq qalır?

Müraciətin mərhələsini ayırmaq

Təhsil mərkəzinə WhatsApp-da gələn müraciətlər eyni sualla başlayır: “Kursun qiyməti nədir?” Amma hər müraciət fərqli mərhələdədir. Onları ayırmadan “qeydiyyat azdır” problemini həll etmək mümkün deyil.

1. İlk maraqŞəxs kurs, qiymət və ya cədvəl haqqında soruşub. Hələ öz məqsədini və səviyyəsini deməyib. Bu mərhələdə ən çox müraciət olur və ən çox itən də budur.
2. Uyğunluq yoxlamasıMəqsəd, səviyyə və vaxt aydınlaşdırılır: “IELTS üçün hazırlaşıram, səviyyəm B1-dir, axşamlar boşam”. Bu mərhələdə müraciət real namizədə çevrilir.
3. Sınaq dərsi və ya səviyyə testiŞəxs sınaq dərsinə yazılıb və ya gəlib. Bu, güclü siqnaldır, amma hələ qeydiyyat deyil.
4. QeydiyyatQrup seçilib, ödəniş edilib və ya ödəniş razılaşdırılıb, yer təsdiqlənib. Yalnız bu mərhələ qeydiyyat sayılmalıdır.

Bu bölgü bir şeyi dərhal göstərir: “qeydiyyat azdır” şikayəti əslində dörd fərqli problem ola bilər. İlk maraqdan uyğunluğa keçid zəifdirsə, problem ilk cavabdadır. Sınaq dərsindən qeydiyyata keçid zəifdirsə, problem sınaq dərsindən sonrakı əlaqədədir.

Nə dəqiqləşməyib

Müraciət dayanıbsa, yazışmada üç qrup suala baxın. Bunlardan biri adətən cavabsız qalır.

1. Məqsəd və səviyyəŞəxs nə üçün öyrənmək istəyir: imtahan, iş, səyahət, uşağın məktəbi? Səviyyəsi nədir? Bu sual verilməyibsə, ona ümumi kurs təklif olunub və o, bunun ona uyğun olub-olmadığını bilmir.
2. VaxtDərslər nə vaxtdır və bu, şəxsin cədvəlinə uyğundurmu? “Səhər qrupları var” cavabı işləyən şəxs üçün qeydiyyatın sonu deməkdir, əgər axşam variantı təklif olunmayıbsa.
3. Qiymət və ödənişQiymət aylıqdır, yoxsa bütün kurs üçün? Hissə-hissə ödəmək olarmı? Dərsliklər daxildirmi? Bu suallar tez-tez “ofisə gəlin, danışarıq” cavabı ilə təxirə salınır və müraciət orada itir.

Üç müraciət nümunəsi

Aşağıdakı müraciətlər şərti nümunədir. Hər üçü ingilis dili kursu ilə maraqlanıb və dayanıb.

1. Cədvəl uyğun deyilYazışma: “B1 səviyyəm var, işləyirəm. Qruplar nə vaxtdır?” Cavab: “Bazar ertəsi, çərşənbə, cümə 10:00-da.” Sonra sükut. Dayanma mərhələsi: uyğunluq yoxlaması. Səbəb: vaxt. Növbəti addım: axşam və ya həftə sonu variantını təklif etmək, yoxdursa açıq demək və gözləmə siyahısına yazmaq.
2. Sınaq dərsi gözlənilirYazışma: “Sınaq dərsinə yazılmaq istəyirəm.” Cavab: “Yaxşı, sizə yazacağıq.” Sonra heç kim yazmayıb. Dayanma mərhələsi: sınaq dərsi. Səbəb: mərkəzin vədi yerinə yetirilməyib. Növbəti addım: konkret tarix və saat təklif etmək.
3. Qərarı valideyn verirYazışma (tələbədən): “Kurs maraqlıdır, anamla danışım.” Sonra sükut. Dayanma mərhələsi: qeydiyyat qərarı. Səbəb: ödəyən və qərar verən başqa şəxsdir. Növbəti addım: valideyn üçün qısa məlumat göndərmək: proqram, cədvəl, qiymət, ödəniş şərti.

Üç müraciətin üçü də “maraq yoxdur” kateqoriyasına düşmür. Birincidə mərkəzin cədvəli uyğun deyil, ikincidə mərkəz öz vədini yerinə yetirməyib, üçüncüdə isə qərar verən şəxsə çatmaq lazımdır.

Mərhələ və məsul addım cədvəli

Qəbul komandası üçün sadə cədvəl qurun: hər mərhələdə tipik boşluq, məsul şəxs və növbəti addım. Aşağıdakı sətirlər şərti nümunədir.

1. İlk maraq → uyğunluqTipik boşluq: qiymət göndərilib, məqsəd və səviyyə soruşulmayıb. Məsul: qəbul meneceri. Addım: qiymətlə birlikdə bir sual: “Kursu nə üçün keçmək istəyirsiniz?”
2. Uyğunluq → sınaq dərsiTipik boşluq: vaxt uyğun deyil və ya sınaq dərsi təklif olunmayıb. Məsul: qəbul meneceri. Addım: iki konkret tarix təklif etmək.
3. Sınaq dərsi → qeydiyyatTipik boşluq: sınaq dərsindən sonra heç kim yazmayıb. Məsul: müəllim və qəbul meneceri. Addım: dərsin günü qısa rəy və qrup təklifi.
4. Qeydiyyat qərarıTipik boşluq: ödəniş şərti aydın deyil və ya qərar verən başqa şəxsdir. Məsul: qəbul meneceri. Addım: ödəniş seçimləri və qərar verən üçün qısa məlumat.

Cədvəli ayda bir dəfə yeniləyin və hansı keçiddə ən çox müraciətin itdiyinə baxın. Məsələn, sınaq dərsindən sonra itki çoxdursa, problem dərsdə yox, ondan sonrakı əlaqədə ola bilər: müəllim dərsi yaxşı keçir, amma heç kim növbəti addımı təklif etmir.

Növbəti əlaqəni planlaşdırmaq

Dayanmış müraciətə yazanda iki qaydaya əməl edin: bir açıq suala cavab verin və bir razılaşdırılmış addım təklif edin. “Hələ də maraqlanırsınız?” mesajı heç bir açıq sualı həll etmir.

Mesaj əvvəlki söhbətə istinad edir, açıq məsələni (vaxt) həll edir və bir konkret addım (səviyyə testi) təklif edir. Razılaşma olarsa, onu yazışmada təsdiqləyin və qeyd edin. Bu, sizin növbəti öhdəliyinizdir.

Müraciətin hansı mərhələdə olduğunu dəqiqləşdirmək üçün ciddi alıcını müəyyən etmək yazısındakı dörd sahə də faydalıdır. Müraciətə cavab verilib, amma sual qalıbsa, cavabın problemi həll edib-etmədiyini yoxlayın. “Sizə yazacağıq” kimi vədlər isə vədləri izləmək siyahısına düşməlidir.

Bunu öz yazışmalarınızda Chatdue ilə yoxlamaq

Chatdue təhsil mərkəzinin WhatsApp nömrəsinə QR kodla qoşulur və yazışmaları yalnız oxuyur. Hər müraciət üçün xülasə, şəxsin nə istədiyi, etirazlar və satış mərhələsi çıxarılır. “Qeydiyyat mərhələsi” və “açıq sual” kimi öz analitika sahələrinizi yaradıb yuxarıdakı cədvəli bütün müraciətlər üzrə doldurmaq olar.

Valideynlər və tələbələr çox vaxt axşam və səsli mesajla yazır. Səsli mesajlar mətnə çevrilir, cavab sürəti hesabatında isə iş saatından kənar gələn müraciətlər görünür. “Bu gün kimə yazmalı” siyahısı cavabsız qalan və follow-up vaxtı çatan müraciətləri göstərir.

Tez-tez verilən suallar

1. Sınaq dərsinə gələn şəxs qeydiyyatdan keçmiş sayılır?Xeyr. Sınaq dərsi güclü maraq siqnalıdır, amma qeydiyyat qrup seçimi və ödəniş və ya ödəniş razılaşması ilə təsdiqlənir. Sınaq dərsinə gələnləri ayrıca saymaq faydalıdır: onların nə qədərinin qeydiyyata keçdiyi sınaq dərsindən sonrakı əlaqənin keyfiyyətini göstərir.
2. Valideynlə tələbənin cavabları fərqlidirsə, nə etməli?Hər ikisinin dediyini ayrıca qeyd edin və qərarı kimin verdiyini aydınlaşdırın. Adətən tələbə maraq və vaxt barədə, valideyn isə qiymət və ödəniş barədə qərar verir. Mesajları da buna uyğun ünvanlayın: cədvəl sualını tələbəyə, ödəniş şərtini valideynə.